Osassa Loimaan kaupungin palkoista maksuviivettä johtuen järjestelmän vaihdosta

Viive palkoissa johtuu uuden järjestelmän ongelmista

Ohjelman käyttöönotossa on ollut suuria haasteita, jotka ovat johtuneet mm. järjestelmän toimittajan akuutisti ilmaantuneesta henkilöstöresurssivajeesta. Loimaan kaupungin palkkahallinto ei myöskään ole saanut toimittajalta tarvittavaa tukea järjestelmäpalvelusta ja kaikki palkkaohjelmaan liittyvät liittymät eivät ole toimineet teknisesti.

Viive koskee vain osaa palkoista

Palkan maksuun liittyvät ongelmat koskevat joitakin työvuorolisiä sekä lyhytaikaisten sijaisten palkkoja ajalta 31.8.-20.9. Nämä olisi pitänyt olla maksussa lokakuussa, mutta tulevat maksuun nyt 13.11.

”KVTES-sopimuksen mukaan työvuorolisät tulee olla maksussa jakson päättymistä seuraavan kalenterikuukauden aikana ja tästä aikataulusta olemme kaksi viikkoa jäljessä”, kertoo kaupungin henkilöstöjohtaja Mariikka Mertanen.

Tilanne on tavalla tai toisella koskenut noin viidesosaa kaupungin työntekijöistä. Järjestelmän toimittaja on vastuussa viiveestä, joten he maksavat viivästyskorot korkolain mukaisesti niille, joita viivästykset koskevat.

Ei riskiä palkansaajien tietojen leviämisestä

Järjestelmän vaihdon yhteydessä on ollut myös lievä tietoturvariski osan työntekijöiden henkilö- ja palkkatietojen päätyessä järjestelmän toimittajan kautta sähköpostitse kolmannelle osapuolelle. Viesti lähti suojattuna sähköpostina yhdelle henkilölle, jota koskevat laajat salassapitovelvoitteet. Henkilö oli poistanut viestin saman tien kun huomasi, että sisältö ei kuulu hänelle.

Järjestelmän toimittaja on tehnyt tapahtuneesta selvityksen kaupungille ja asia on selvitetty osapuolten kesken todeten kyseessä olevan vain lievä tietoturvariski, josta ei ole aiheutunut ongelmia kaupungille ja henkilöstölle. Asiasta on myös tehty asianmukaisesti ilmoitus tietosuojavaltuutetulle.

Henkilöstöä on tiedotettu aktiivisesti

Kaupungin henkilöstöjohtaja ja palkkahallinto ovat aktiivisesti sekä ennakkoon että ajantasaisesti tiedottaneet koko henkilöstöä, esimiehiä sekä henkilöstön edustajia sähköpostitse palkan maksuun liittyvistä ongelmista. Lisäksi esimiehiä on pyydetty huolehtimaan, että tiedon saavat myös ne työntekijät, joilla ei ole kaupungin sähköpostia käytössä.

Tilannetta on myös aktiivisesti pyritty korjaamaan sekä kaupungin että järjestelmän toimittajan taholta. ”Henkilöstölle on pahoiteltu tilannetta ja kaupungin työntekijöillä on tarvittaessa mahdollisuus myös palkkaennakkoon”, kertoo Mertanen.

Jatkossa palkan maksu toimii

Loimaan kaupungin palkkahallinto ja järjestelmän toimittaja hoitavat tulevat palkanmaksun päivät palkansaajien sopimuksien mukaisesti ja viivästymisiä ei ole enää tulossa.

Järjestelmän toimittaja on luvannut, että 14.12 mennessä palkkahallinnon ohjelmavaihdokseen liittyvät tekniset ongelmat on ratkaistu ja korjattu.